Toplantı odası rezervasyon sistemleri, konferans odaları ofis veya paylaşılan herhangi bir ortamın rezerve edilmesine olanak sağlayan yazılım ve donanımdan oluşan bir planlama sistemidir.

Bu sistem akıllı ekranlar ve yazılımlara gereksinim duyar. Akıllı ekranların dokunmatik özelliğe sahip olması kullanımı daha avantajlı hale getirir ve rezerve yapmak isteyen kişinin akıllı ekran üzerinden de işlem yapmasına olanak sağlar.

Örnek verecek olursak bir ofisin çalışanları ofisindeki bir odayı toplantıları için rezerve edebilir böylelikle başka bir çalışanın o odaya rezerve yapma işleminin önüne geçilir. Böylelikle toplantı zamanında oluşabilecek karmaşa yer ve mekan müsaitliği sorunu ortadan kalkar. Belirli bir saat aralığı için rezerve edilmiş oda bir başkası tarafından seçim yapılacağı zaman dolu gözükür ve üzerine rezerve işlemi yapılmasına izin vermez. Toplantı odası rezervasyon sistemi üzerinden toplantı tanımlayacak bir kişi tek ekran üzerinden tüm odaların durumunu görüntüleyebilir, kendine en uygun toplantı odasını bulup rezervasyon yapabilir.

Toplantı organizatörü toplantıya eklediği katılımcılara elektronik davet gönderebilmektedir.

Rezervasyon yapmak isteyen kişi odanın kaç kişilik ve hangi donanıma sahip vs gibi bilgilerine de toplantı odası rezervasyon sistemi üzerinden görüntüleyebilmektedir. Oda girişlerinde veya içerisinde konumlandırılan akıllı ekranlar odanın durumunu meşgul, toplantı başlamak üzere veya dolu şeklinde de göstermektedir. Kişi dilediği taktirdi toplantının başlamasına veya sonlanmasına yakın ekran üzerinden bildirim alabilmektedir.